Tout consommateur passe nécessairement par un certain nombre d’étapes lorsqu’il prend une décision d’achat. En marketing, toutes ces étapes sont connues sous le nom de « processus achats ». Qu’est-ce que c’est concrètement ? Quelles sont ses étapes ? Ici, obtenez un aperçu du processus Achats et de ses étapes.
Sommaire de l'article :
Processus Achats : qu’est-ce que c’est ?
Un processus Achats désigne la série d’actions essentielles pour l’obtention de produits ou de services, et ce, depuis la demande d’achat jusqu’à la facture, en passant par l’approbation du bon de commande.
Généralement confondu à tort avec le processus d’approvisionnement, le processus achats présente des caractéristiques très spécifiques. Alors que l’achat est le processus global d’obtention des biens et services dont une organisation a besoin pour fonctionner, l’approvisionnement désigne les activités relatives à leur obtention.
Indépendamment de son caractère unique, chaque processus Achats se compose de 3 P, en l’occurrence le « processus », les « personnes » et la « paperasserie ».
Processus
Il s’agit de la liste des règles qui doivent être suivies lors de l’examen de la commande, de la commande elle-même, de l’approvisionnement et du paiement des biens ou des services. Les points de contrôle ou étapes évoluent en fonction de la complexité de l’achat.
Personnes
Ce sont les parties prenantes et leur responsabilité particulière dans le cycle d’achat. Elles sont responsables de l’initiation ou de l’autorisation de toutes les étapes du processus Achats. Le nombre de parties prenantes concernées est étroitement lié au risque et à la valeur de l’achat.
Papier
Ce sont les papiers et la documentation utilisés à chaque étape du processus Achats, qui sont tous collectés et stockés à des fins de référence et de contrôle.
Mais quel est le déroulement d’un processus Achats ?
Afin de maintenir un processus de gestion des achats juste, transparent et efficace, il est essentiel de bien comprendre le flux des achats.
Quelles sont les étapes d’un processus Achats ?
Tout processus achats comporte des étapes qui incluent la détermination des besoins, la recherche de sources d’approvisionnement, l’analyse de la valeur, l’émission d’une demande d’achat, la phase d’examen. Il comprend également la conversion en un bon de commande, l’administration du contrat, le suivi et l’évaluation de la commande reçue, l’appariement des trois, le paiement et la tenue des dossiers.
Les étapes importantes du processus Achats sont les suivantes :
Étape 0 : la reconnaissance du besoin
La première étape du processus Achats consiste à reconnaître le besoin d’un produit. Que ce soit une toute nouvelle commande ou un achat régulier, les besoins sont évalués et la disponibilité est contrôlée avant de créer une demande d’achat.
Étape 1 : la demande d’achat
En principe, un processus Achats débute par une demande d’achat. Le requérant adresse une demande d’achat (papier, électronique ou téléphonique) au département des achats.
Étape 2 : l’analyse de la demande
La demande d’achat est alors analysée par l’équipe chargée des achats et des finances. Les demandes acceptées deviennent des bons de commande, alors que celles qui ne sont pas approuvées sont renvoyées au demandeur avec le motif du rejet. Toutes ces opérations peuvent être gérées à l’aide d’un simple logiciel de gestion des bons de commande.
Étape 3 : l’approbation du budget
Dans une entreprise, une fois que l’équipe chargée des achats a établi un bon de commande, celui-ci est envoyé au service comptable pour approbation du budget.
Étape 4 : la demande de devis
Après l’approbation du budget, l’équipe chargée des achats envoie aux fournisseurs différents appels d’offres afin de recevoir et de comparer les propositions et de choisir le fournisseur idéal.
Étape 5 : la négociation et la signature du contrat
Dès qu’un fournisseur a été sélectionné, et que la négociation et la conclusion du contrat ont été effectuées, le bon de commande est envoyé au fournisseur sélectionné. Un contrat mutuel et légal est activé dès que le fournisseur accepte le bon de commande.
Étape 6 : la réception des biens ou des services
Une fois que le contrat est négocié et signé, le fournisseur livre les biens ou les services convenus dans les délais prévus. Après les avoir reçus, l’acheteur consulte la commande et fait part au vendeur de tout problème concernant les articles qu’il a reçu.
Étape 7 : le rapprochement et l’appariement
À ce stade, trois documents, à savoir les bons de commande, les bordereaux d’emballage (qui accompagnent la commande) et les factures des fournisseurs, sont rapprochés afin d’identifier les divergences et de s’assurer de l’exactitude de la transaction. Les divergences devront être corrigées dès qu’elles auront été découvertes.
Étape 8 : l’approbation du paiement de la facture
Au terme du rapprochement tripartite, la facture est validée et soumise au traitement du paiement conformément à la politique de l’entreprise.
Étape 9 : la tenue d’archives
Une fois le processus de paiement terminé, les acheteurs en conservent une trace à des fins de comptabilité et d’audit. Tous les documents pertinents, des demandes d’achat aux factures acceptées, sont archivés dans un lieu précis.
