Autant qu’un courrier traditionnel remplacé par l’email ou la brochure de présentation d’un produit par un slideshow, il est possible de remplacer le bulletin de paie par une version numérique.
Outre le fait de s’adapter à un monde devenu de plus en plus digital, cette façon de procéder procure de nombreux avantages. C’est d’ailleurs l’objet de cet article de vous montrer quels peuvent être les avantages d’utiliser un bulletin de paie électronique.
Sommaire de l'article :
Qu’est-ce que le bulletin de paie électronique ?
Le bulletin de paie électronique, qu’on appelle aussi fiche de paie électronique ou fiche de paie dématérialisée, est tout d’abord une version numérique du bulletin de paie traditionnel. Cependant, il ne s’agit pas de la version « à imprimer » de ce dernier. Le bulletin de paie électronique, dans un esprit de dématérialisation, est transmis par voie électronique et passe parfois par un service tiers qui en garantit l’authenticité.
Pour l’employé en question, la situation globale reste inchangée, si ce n’est la possibilité par exemple de stocker facilement sa fiche de paie dans le temps et de l’avoir à disposition facilement tant qu’il dispose d’une connexion internet. D’ailleurs, en cas de besoin, il devrait toujours garder la possibilité de l’imprimer sur papier ou d’en demander une copie de la part de son employeur.
La mise en place du bulletin de paie électronique est soumise à des règles strictes en matière de protection des données personnelles et de sécurité informatique. Les employeurs doivent par exemple avoir l’accord de chaque employé avant de passer par cette voie. Ces derniers peuvent également demander à leur employeur de revenir à tout moment au format papier.
Pourquoi dématérialiser le bulletin de paie ?
La digitalisation qui se généralise au niveau des entreprises est l’une des raisons qui poussent ces derniers à choisir la voie du bulletin de paie dématérialisé. Sa digitalisation n’est pas obligatoire, à la fois pour l’entreprise et pour le salarié. Cependant, il est indéniable que cette méthode de travail procure quelques avantages non négligeables que nous allons d’ailleurs vous présenter.
Une authentification automatique
C’est surtout valable lorsque l’entreprise choisit de passer par les services d’un tiers pour l’édition de ses bulletins de paie. Le prestataire externe garantit en effet l’authenticité du document, puisque son employeur ne peut plus y apporter une modification, une fois le document validé.
Un gain de temps considérable
Imprimer des fiches de paie, et parfois les envelopper correctement et organiser un RDV pour les remettre en main propre, représente une charge de travail importante pour le service RH. Passer par la voie électronique permet un gain de temps considérable. Le faire peut également éviter les erreurs de calcul et de manipulations. Par ailleurs, ce gain de temps considérable au profil du service RH permet également de faire quelques économies, en heures supplémentaires par exemple.
Une économie grâce à un processus simplifié
Outre le fait de diminuer la charge de travail des agents du RH, passer par la voie électronique pour les fiches de paie permet également de faire des économies. En effet, l’entreprise épargne le papier, l’encre et les enveloppes.
Des études ont montré qu’un bulletin de paie coûte en moyenne un peu plus de 0,30 € pour l’entreprise. C’est donc ce que l’entreprise économise avec un système de paie digitalisé qui lui est propre, dont le coût de fonctionnement est marginal. En revanche, si l’entreprise fait appel à un prestataire externe, elle devrait prendre en compte ce genre de calcul et peser le pour et le contre.
Un avantage pratique
Avec l’arrivée de l’internet et des différentes solutions technologiques qui permettent d’y accéder, il est de plus en plus facile aujourd’hui de consulter des documents digitalisés. Les employés peuvent accéder facilement et à tout moment à leur fiche de paie numérique. D’ailleurs, celle-ci est conservée dans le temps, et peut leur servir plus tard, pour des démarches administratives par exemple.
Un avantage environnemental
Il est facile de comprendre qu’abandonner le bulletin de paie classique au profit d’une version numérique permet d’économiser des tonnes de papiers par an. Il faut également compter l’impact environnemental de l’encre, ainsi que celui de l‘acheminement de la fiche de paie au domicile ou au bureau de l’employé.
