Le tampon est un accessoire présent dans les administrations depuis bien longtemps. Il a toujours servi à l’identification des documents et à de multiples autres tâches dans une entreprise.
Par ailleurs, avec la digitalisation ces dernières années, on en vient à se demander si le tampon encreur est toujours aussi important.
À cette préoccupation, la réponse est évidemment affirmative. Quand bien même la numérisation a pris le dessus, le tampon encreur reste incontournable en raison de ses nombreux atouts. Découvrez-en quelques-uns dans la suite de l’article.
Sommaire de l'article :
Apporter de la crédibilité à votre structure
L’utilisation du tampon numérique se présente comme une vraie coutume dans le secteur professionnel. Utilisé par l’ensemble des administrations, le tampon est nécessaire sur certains dossiers.
Même si cet accessoire n’a pas de valeur légale, il est exigé sur de nombreux documents tels que les devis, les factures ou les notes émises par une administration. La création d’un tampon encreur est totalement personnalisable. L’intérêt commun pour le tampon vient en effet du fait que cet accessoire apporte une certaine crédibilité.
Lorsqu’il est apposé sur un document, il renforce le caractère officiel et formel de ce dernier. Le tampon a encore aujourd’hui une certaine importance dans de nombreuses structures. Il est tellement important qu’il n’est pas rare de voir des administrations refuser de réceptionner des documents pour défaut de tamponnage.
Rappel des mentions légales qui rassurent vos partenaires
Sur un tampon encreur, il doit être inscrit plusieurs informations obligatoires de l’entreprise. Cela comprend notamment le nom, l’adresse du siège social, la forme juridique de la société, le numéro d’immatriculation et le numéro SIRET.
Toutes ces mentions sur le tampon rassurent les partenaires et clients sur la légalité de votre structure. En cas de doute, ils pourront par ailleurs confirmer votre existence légale sur les registres nationaux en se basant sur ces informations.
Les diverses informations émises par le tampon permettent également de se démarquer de ses concurrents. Au besoin, il est possible d’ajouter un slogan ou le logo de la structure lors de la personnalisation pour que l’accessoire soit plus qu’un outil administratif, mais plutôt un reflet de votre identité.
Un gain de temps pour l’entreprise
Avec un tampon encreur, l’authentification des documents se fait de manière rapide. Plus besoin de passer son temps à écrire et réécrire les mêmes informations sur des documents à longueur de journée. Le tampon permet d’apposer les mentions nécessaires sur des centaines de pages en un rien de temps.
Néanmoins, la digitalisation et la création de tampons numériques prennent de plus en plus d’importance. Le tamponnage peut désormais se faire en ligne et le document peut être expédié directement. Les documents n’ont plus à être systématiquement imprimés avant d’être tamponnés. Le processus peut se faire entièrement en ligne.
Un seul accessoire pour des tâches multiples
Le tampon numérique sert autant pour l’authentification que pour l’horodatage des documents. Il permet en effet de dater des fichiers tels que les courriers et les factures afin de classer ceux-ci dans un ordre chronologique.
Vous perdez alors moins de temps à remonter l’historique de vos dossiers. De même, avec un tampon d’horodatage automatique, les risques de faire des erreurs sur la date sont quasiment nuls. Le tampon est également un accessoire simple et pratique pour l’organisation des documents.
Il est possible d’avoir des tampons spécifiques avec des mentions comme « payé », « vu », « archivé », « acquitté » ou avec la mention « confidentiel » pour trier les documents de manière efficace.
En outre, même si cela parait anodin, la numérotation des documents avec un tampon dans une entreprise pourrait aider à gérer des dossiers de grande envergure.
Le tampon aide à traiter plus rapidement des documents en interne
Dans l’enceinte des entreprises, lorsque des documents doivent circuler d’un département à un autre, le tampon peut aider à mieux suivre chaque étape du processus. Avec un simple geste, il est possible d’indiquer l’étape de traitement d’un document.
Par ailleurs, si la personne qualifiée pour valider un dossier est absente, il peut être possible d’apposer le cachet comportant les informations personnelles de ce dernier pour faire passer le document à un autre département.
Quand bien même cet accessoire n’a pas de valeur juridique, le tampon encreur permet toutefois de simplifier les tâches au sein d’une entreprise.
Le tampon, un accessoire marketing de taille
Un tampon encreur participe à la stratégie commerciale d’une société. En apparaissant sur tous les documents de l’entreprise, le tampon permet à la société de se faire connaître du grand public.
En effet, lorsque celle-ci distribue ses brochures et catalogues tamponnés, elle fait sa publicité subtilement. Puisque le tampon comporte diverses mentions à l’identification d’une société, l’apposer sur des documents qui peuvent se retrouver un peu partout est un excellent moyen de se faire une notoriété.
C’est en raison de cet aspect que l’une des mentions obligatoires d’un tampon encreur est le numéro de téléphone ou l’adresse email de l’entreprise.
